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5 maneras de hacer reuniones más inclusivas


Algo esencial para poder crear una empresa diversa e inclusiva, es el poder comunicar que la organización está abierta al cambio y a las opiniones, escuchando las diferentes voces de cada una de las personas que la componen. La comunicación es algo tan sencillo pero que puede tornarse tan complicado en las organizaciones, que termina asustando. La mayoría de las personas quieren ser los dueños de la última verdad, del último comentario, de saberlo todo. Pero lo que es realmente valioso hoy por hoy en las organizaciones es poder lograr que los conocimientos, y la comunicación permee a todo el personal. El exceso de comunicación nunca es malo, sin embargo, el retener información sólo lleva a mayores malentendidos y susceptibilidades.


Más allá de extender los canales de comunicación, les comparto 5 técnicas que permiten que la organización tienda a ser más abierta a la inclusión:


Pregunta “¿Cuáles son tus pronombres?

No es correcto suponer el pronombre de ninguna persona, solo por su expresión de género. Introducirnos con nuestro nombre social, remarcando nuestros pronombres, ayuda a las demás personas a utilizar correctamente su lenguaje, evitar malos entendidos en la comunicación y ser empáticos con quienes están en etapa de transición, respetando los intereses individuales de cada persona.



Esto aplica también para reuniones virtuales, incluso hasta se simplifica, ya que podemos poner nuestros pronombres al lado de nuestro nombre en las plataformas o en nuestra firma digital. Ejemplo: Diego Tomasino (He/El/Ele)


Asegúrate de que todas las voces sean escuchadas

Considerar las diferentes perspectivas de las personas es el primer paso para una empresa más diversa.


Con la excepción de algunas reuniones, las personas tienden a resguardar el conocimiento de su área o departamento para ellas mismas. Y no sólo el conocimiento, sino también los problemas, las soluciones, pequeñas nuevas costumbres o incluso lenguaje coloquial. Se arman una especie de islas o silos organizacionales que transitan apenas rozándose unas con las otras. Imagínense si en una reunión de finanzas de su empresa entrara una persona de marketing o talento humano: ¿cuánto entendería de lo que se está hablando y cómo afecta su departamento? Me atrevería a decir que muy poco.


Tener el insight interno de otro departamento promueve que nuevas ideas fluyan dentro de la organización, y fortalece la cultura organizacional. Por ejemplo, ¿qué pasaría si una persona de marketing o diseño opinara sobre un reporte de finanzas? Podría sugerir cómo hacer esos reportes más dinámicos, o más fáciles de mostrar al resto de los stakeholders, más allá de simples números, gráficos de barra e indicadores financieros.


Da la bienvenida al debate

Fomentar la participación de puntos de vista diversos, permite innovar en diferentes formas de encarar los desafíos. El debate que se genera en estas situaciones, siempre y cuando sea realizado en un ambiente de respeto, lleva a ampliar nuestras mentes y pensar fuera de nuestra zona de confort.


¡Animémonos a tener las conversaciones difíciles!


Haz seguimiento de las ideas, incluso luego de terminada la reunión

En algunos casos las personas pueden llegar a no poder expresar su voz por diferentes motivos: falta de tiempo, considerarse “nueva” o sin mucha experiencia en la compañía, falta de confianza, por no ser considerada por quien está dirigiendo la reunión, entre otras.


Pero esa persona puede tener una perspectiva diferente y fresca, por lo que es recomendable que, luego de terminado el tiempo, se envíe un correo con las minutas y solicitando si alguien tiene algo más que agregar o comentar. Seguramente recibirás algunas opiniones nuevas para considerar.


Rota el mando de las reuniones

En la mayoría de los casos, las reuniones son lideradas por la misma persona: la CEO, el director de departamento, el gerente general, la “jefa”, en fin, la persona con “poder”. Pero este esquema ha llevado muchas veces al descreimiento de la necesidad de reunirse. Varias personas escuchando a una sola hablar por el lapso de una hora o más, no resulta para nada motivador. Sólo es algo que se debe hacer porque es necesario para el trabajo.


¡Es hora de cambiar la perspectiva de este asunto! Si bien es importante que un responsable defina una agenda o minuta de la reunión, la misma debería ser liderada cada vez por una persona diferente. Esto puede ser definido de forma aleatoria, o definir un calendario previo de “líderes” de reunión. Incluso algo muy positivo sería invitar a personas nuevas o asistentes a que participen de la misma y sean los encargados de tomar las notas, o llevar el control del tiempo. Una perspectiva “joven” y ajena a la estrategia a largo plazo de la organización, podría ayudar a ver “puntos ciegos” que personas con varios años en la misma podrían estar pasando de lado.


Las ventajas de aplicar estas técnicas radican en que promueven diferentes aspectos:


· EL COMPROMISO – Ya que las personas deben conocer los temas de agenda antes de la reunión, y en caso de no asistir o llegar tarde, no sólo están afectando a su “jefe” sino a las demás personas de su equipo de trabajo.·

EL EMPODERAMIENTO – Ya que personas que no acostumbran a liderar se ven en la situación de llevar hasta el final una reunión, saliendo de su zona de confort.

· LA MOTIVACIÓN – El hecho de tener que pensar en algo diferente, de cómo liderar, de cómo realizar las preguntas correctas, de cómo mantener al resto del equipo compenetrado en la reunión, y cubrir todos los puntos de la agenda, es un desafío que nos hace salir de la rutina.

· LA CONFIANZA – Al liderar este tipo de eventos las personas ganan confianza en sí mismas y aprenden a proyectar su personalidad dentro de la organización, algo que resulta clave al momento de hacer carrera dentro de la misma.

· EL APRENDIZAJE – Al ver las diferentes formas de llevar a cabo las reuniones, o el tipo de preguntas que se realizan, la perspectiva de todo el equipo va cambiando. Algunas personas harán preguntas más “humanas”, otras más asociadas con el personal, o con los números. O incluso alguien puede surgir con alguna idea o técnica nunca probada dentro de la organización. Lo importante es que todas, todes y todos aprendan durante este proceso.


Y en tu experiencia, ¿qué otras técnicas se te ocurren para tener reuniones más inclusivas? Compártelas en los comentarios!




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